Tunnustetaan tosiasiat: suurin osa meistä käy kokouksissa, mutta harva muistaa niistä mitään seuraavana päivänä. Vielä harvempi ehtii tai jaksaa kirjoittaa selkeän muistion. Onneksi tekoäly ei kyllästy, vaikka se joutuisikin kuuntelemaan koko tunnin palaverin nauhalta tai lukemaan pitkän transkription ja vielä tiivistämään sen.
Miten se tehdään?
On olemassa työkaluja, jotka tulevat mukaan palavereihin ja tekevät muistiinpanot sinulle automaattisesti. Niiden käyttäminen on yksinkertaista ja helppoa, mutta silloin olet riippuvainen siitä kyseisestä työkalusta ja se on yleensä maksullinen kokeilujakson jälkeen. Kannattaa kokeilla esimerkiksi Grainia tai Wudpeckeria
Toinen vaihtoehto on ottaa tekstimuotoinen transkriptio ulos käyttämästäsi palaverityökalusta ja antaa se tekoälyn käsiteltäväksi. Esimerkiksi Teams, Zoom ja Google Meet pystyvät tekemään sinulle tekstimuotoisen transkription, kunhan tallennat kokouksen. Tekstitranskription perusteella tekoäly muotoilee sitten lopullisen muistion haluamassasi muodossa. Googlen transkriptiossa tuntuu kirjoitushetkellä olevan haasteita suomen kielen kanssa, eli sen osalta kannattaa testata toimivuus omassa käytössä etukäteen.
Maksullinen Microsoft Copilot pystyy myös suoraan tulkitsemaan Teams-palavereita ja tekemään niistä tehtävälistoja ja muistioita, eli se on hyvä vaihtoehto jos sinulta löytyy kyseinen lisenssi.
Automaattisen muistion laatimisen hyötyjä
- Säästää aikaa: Muistion kirjoittamiseen käytetty aika vapautuu tärkeämpiin tehtäviin.
- Vähentää väärinkäsityksiä: Kaikki saavat saman version kokouksen sisällöstä.
- Lisää läpinäkyvyyttä: Tehtävät ja päätökset dokumentoidaan heti ja selkeästi.