Kuvitellaanpa tilanne: yrityksesi myyntitiimi kirjaa manuaalisesti tilaukset asiakasjärjestelmään. Sama homma päivästä toiseen. Kopioi. Liitä. Kopioi. Liitä. Tuleeko jo hiki pelkästä ajatuksesta? Entä jos voisit vapauttaa tiimisi tästä puuduttavasta rutiinista ja antaa heidän keskittyä siihen, missä he ovat oikeasti hyviä – myymiseen?
Tässä kohtaa astuu esiin RPA, eli Robotic Process Automation – tuttavallisemmin sanottuna ohjelmistorobotiikka. Kyse ei ole sci-fi-roboteista tai keittiövälineitä heiluttelevista metallihärveleistä, vaan ohjelmistoroboteista, jotka tekevät tylsät, toistuvat ja aikaa vievät tehtävät puolestasi. Nämä näkymättömät avustajat voivat hoitaa esimerkiksi tietojen syöttämisen, laskujen käsittelyn tai varastotietojen päivittämisen. Ja mikä parasta, ne tekevät työnsä virheettömästi ja nopeammin kuin ihminen.
Miten RPA voi auttaa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä?
Otetaan esimerkki varastonhallinnasta: Yrityksesi saa päivittäin toimituksia, ja varastotiedot pitää päivittää ERP-järjestelmään. Aiemmin tämä tarkoitti, että joku työntekijä naputti käsin jokaisen rivin sisään. Nyt RPA astuu remmiin, lukee toimitusasiakirjat ja päivittää tiedot automaattisesti järjestelmään. Säästät aikaa, vältyt virheiltä ja työntekijäsi voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin, kuten varaston optimointiin tai asiakaspalveluun.
RPA ei myöskään vaadi raskasta IT-projektia. Sen voi ottaa käyttöön ilman suurta investointia, ja se toimii saumattomasti jo olemassa olevien järjestelmiesi kanssa. Se on kuin palkkaisit supersankarin, joka tekee ikävimmät työt puolestasi!
RPA-pohdintaa: Milloin kannattaa ottaa käyttöön?
- Toistuvat tehtävät vievät työntekijöiltä liikaa aikaa.
- Virheiden määrä manuaalisessa työssä on kasvanut.
- Haluat vapauttaa työntekijäsi keskittymään tuottavampiin tehtäviin.
Muista, että RPA ei korvaa työntekijöitä, vaan se antaa heille enemmän aikaa ja energiaa tehdä sitä, mikä tuo lisäarvoa yrityksellesi. Kun rutiinityöt on automatisoitu, työntekijäsi voivat käyttää aikansa esimerkiksi ideointiin, asiakassuhteiden rakentamiseen tai myynnin kehittämiseen.
Joten, anna robotin hoitaa rutiinit ja keskity sinä kasvattamaan bisnestäsi!