Yrityksen intranet on vähän kuin toimiston arkistokaappi: täynnä tärkeää tietoa, mutta kukaan ei koskaan löydä etsimäänsä. Ja vaikka löytäisikin, tieto voi olla vanhentunutta, epäselvää tai piilossa kolmen klikkauksen päässä.
Mutta mitä jos intranet ei olisi enää pelkkä passiivinen tiedon hautausmaa, vaan aktiivinen apuri? Tässä kohtaa astuu esiin Microsoft Copilot Studio.
Miten tämä toimii käytännössä?
Kuvitellaanpa seuraava tilanne:
Maria, myyntipäällikkö, etsii nopeasti ohjeita matkalaskun tekemiseen. Sen sijaan että hän selaa intranetiä, hän kirjoittaa kysymyksen intranetin AI-agentille:
”Miten teen matkalaskun, jos olen käyttänyt omaa autoa?”
Copilot Studion avulla rakennettu agentti hakee vastauksen suoraan päivitetystä ohjeistuksesta ja vastaa:
”Voit lisätä oman auton käytön kohdassa ’Kulut – Henkilökohtainen ajoneuvo’. Muista liittää mukaan ajopäiväkirja ja kilometritiedot.”
Lisäksi agentti ehdottaa linkkiä lomakkeeseen ja avaa vielä tarvittaessa chatin HR:n kanssa, jos kysymys menee monimutkaisemmaksi. Boom. Ei enää eksymistä menneisyyden SharePoint-linkkeihin.
Miksi tämä on nerokasta?
- Ajansäästö: Työntekijät saavat vastaukset sekunneissa.
- Tietoturva: Agentti toimii sisäisessä ympäristössä ja noudattaa yrityksen käyttöoikeuksia.
- Yhtenäisyys: Kaikki saavat samat, ajantasaiset ohjeet.
Näin rakennat agentin Copilot Studiolla:
- Määritä yleisimmät kysymykset (FAQ-tyyliin).
- Syötä sisällöt agentin tietopohjaan tai linkitä dynaamisiin dokumentteihin.
- Rakenna selkeä keskustelupolku, jossa agentti tunnistaa kysymyksiä ja ohjaa oikeaan paikkaan.
- Testaa – ja katso, kuinka työntekijät alkavat oikeasti käyttää intranetiä.
Copilot Studio tekee intranetistä fiksumman!